Коли карантин замкнув удома мільярди людей у всьому світі, а робота стала віддаленою, у нашу реальність увійшли онлайн-конференції й дзвінки. Як правильно організувати комунікацію, щоб вона була комфортною й приносила максимум ефекту, розповідає Анна Чаплигіна, фахівець з етикету й моделювання поведінки, професійна режисерка.
Типова проблема аудіочату: всі починають говорити одночасно, голоси накладаються одне на одного, потім всі раптово замовкають. Тому, коли в розмові три й більше співрозмовників, без модератора не обійтися. Він дисциплінує команду і дозволяє всім говорити по черзі. Модератор може запитувати або давати слово учасникам.
Формат відеочату трохи полегшує комунікацію: коли є картинка, простіше позначити свій намір вступити з ремаркою. Поки це не правило етикету, але може стати таким: ми в тій ситуації, коли формується новий досвід. Якщо він стане оптимальним, то зафіксується в нормах і правилах.
В умовах конф-колу важливо не перевантажувати аудіоканал, щоб зв’язок був якісним і всі могли чути одне одного. Тому зайві коментарі, байки, жарти, які у звичайних умовах можуть розрядити атмосферу, у цьому випадку тільки засмічують ефір. Усе, що не має смислового навантаження, — зайве. Таке правило допомагає заощаджувати час і не затягувати робочі переговори на весь день. Жорсткий таймінг виручить усіх, особливо тих, у кого є діти, які потребують уваги, і домашні тварини. Тож діємо за схемою "раніше сіли — швидше вийшли".
Відеоформат зручніший з очевидних причин: 55% інформації співрозмовники зчитують невербально. Коли є тільки звук, доводиться потрудитися, щоб правильно зрозуміти тональність і настрій інших. Добра порада — усміхатися під час розмови, навіть якщо (особливо якщо) співрозмовник вас не бачить: так інтонація стає більш приязною, а голос звучить приємніше.
У аудіоформаті величезне значення має артикуляція. Тож треба постаратися чітко вимовляти слова й пропозиції, щоб не ускладнювати життя співрозмовникам.
Часто люди ставлять собі питання, чи варто зачісуватися і якимось особливим чином одягатися для конф-колу. Відповідь: треба мати майже такий самий вигляд, як у звичайних робочих умовах. Не варто намагатися сховатися за окулярами або інста-фільтрами — це тільки відвертатиме увагу співрозмовників. "Вії", фільтри, інста-маски можливі тільки в особистому спілкуванні.
Суворий дрес-код потрібен трьом категоріям людей: держслужбовцям, фінансистам і юристам — людям, завдання яких не дивувати, а захищати й будити довіру. Всім іншим, включно з креативною й фешн-індустрією, IT і так далі, можна бути більш винахідливими. Але якщо потрібно вийти на зв’язок, градус ошатності все ж ліпше знизити.
У живому спілкуванні дуже важливо дивитися в очі співрозмовнику. З онлайн-комунікацією — та сама історія. Тому під час розмови треба дивитися в об’єктив камери — тоді в людини буде відчуття, що їй дивляться в очі. Коли ми слухаємо співрозмовника, очі можна опустити — співрозмовник, який дивиться чітко в камеру, цього все одно не помітить.
Що стосується заднього плану, то що більше ззаду інформації й візуального шуму, то більше часу доведеться витратити, щоб дати лад цій картинці. Звичайно, якщо ви маєте спеціально облаштований кабінет, де продумана кожна деталь, яку хочеться показати в кадрі, то можна зробити загальний план. Але якщо наслідки карантину вже наявні, то ліпше розташовуватися ближче до стіни — так навколишні побачать менше.
Іноді людям здається, що вони можуть надіти "суворий верх" і бути в шортах і капцях. Але за законом Мерфі, якщо щось неприємне може статися, воно неодмінно станеться. Так у кадрі опиняться і капці з ведмедями, і діти, і домашні тварини. Тож ризики ліпше мінімізувати. Та й загалом це гарна тактика: допомагає відчувати себе зібраним.
Ми абсолютно не цінуємо час онлайн, це хвороба цифрової епохи. Простий приклад: раніше, коли фотографи знімали на плівку, сто разів думали, перш ніж натиснути на спуск. Сьогодні, коли всі знімають на телефони, кадрів не шкодують. Щось подібне — з онлайн-зустрічами. Часто багато часу марнується. Краще дотримувати суворого протоколу: модератор вступив, привітався, коротко окреслив порядок. Це і є головне правило онлайн-етикету: не розтікатися мислію по древу.
Якщо співрозмовники не знайомі, модератору варто представити їх одне одному. Це особливо важливо в аудіоколах, щоб дати змогу людям хоча б мінімально ідентифікувати одне одного за голосом. Останнє правило: після закінчення будь-якого колу модератор (або окремо призначена людина) коротко опише досягнуті домовленості й надішле їх усім учасникам. Це потрібно, щоб уникнути різночитань, коли кожен почув тільки те, що хотів.
І ще важливе правило з практики: коли очікуєте на важливий дзвінок, то всі телефони мають бути заряджені, батарейки — з повним зарядом, інтернет — сплачений, рідні — надійно замкнені. Звичайно, зробити так, щоб ніхто не потрапив у кадр, майже неможливо, але докласти до цього максимум зусиль — потрібно.